Verwerkersovereenkomst

1. Waarvoor deze overeenkomst is

Als je Folven gebruikt, verwerkt Folven (een handelsnaam van Alvery B.V.) persoonsgegevens van kandidaten voor jouw organisatie. De AVG vraagt dat daarover afspraken op papier staan. Dat is deze overeenkomst.

2. Rollen

Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarom en hoe de gegevens van kandidaten worden gebruikt. Folven is de verwerker: Folven verwerkt de gegevens alleen voor jou en volgens jouw instructies in de app.

De AI wijst niemand af, verplaatst niemand en beslist niet over berichten. Die keuzes blijven bij jou. Ingestelde ontvangstbevestigingen en afspraakherinneringen worden automatisch verstuurd.

3. Wat we verwerken

• Wat een kandidaat invult in het sollicitatieformulier en, als die dat toevoegt, het cv.
• De berichten tussen jouw organisatie en de kandidaat, per mail en, als je WhatsApp aanzet, per WhatsApp.
• Wat jij vastlegt over een kandidaat in Folven, zoals de fase en notities.

De AI ziet bij het controleren van de criteria niet de naam, foto, geboortedatum, adres, geslacht of nationaliteit van een kandidaat. Gegevens van kandidaten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

4. Beveiliging

Gegevens van jouw organisatie zijn gescheiden van die van andere organisaties. Binnen jouw organisatie bepalen rollen wie wat ziet: een beoordelaar ziet alleen de vacatures die aan die persoon zijn toegewezen.

Inloggen kan met tweestapsverificatie. De servers staan in Nederland.

5. Onderverwerkers

Folven schakelt andere partijen in voor onderdelen van de dienst. Zij krijgen alleen de gegevens die ze daarvoor nodig hebben.

• TransIP: hosting, in Nederland.
• Anthropic: AI-verwerking, mogelijk buiten de EU (onder meer de Verenigde Staten).
• Lettermint: het versturen van e-mail.
• Mollie: betalingen.
• Moneybird: facturen.
• WhatsApp Business: alleen als jij WhatsApp aanzet.

Anthropic biedt geen alleen-EU-optie. Voor de doorgifte buiten de EU geldt de verwerkersovereenkomst van Anthropic met standaardcontractbepalingen. Volgens Anthropic worden invoer en uitvoer binnen 30 dagen verwijderd, behalve als de wet langer bewaren vraagt of Anthropic een schending van zijn gebruiksbeleid onderzoekt. De actuele lijst van onderverwerkers en de volledige tekst van de bijlage staan in de ondertekenbare versie.

6. Verwijderen en bewaren

Elke sollicitatie heeft een bewaartermijn. Een sollicitatie wordt gewist uiterlijk 28 dagen nadat de procedure klaar is, en uiterlijk 60 dagen na het solliciteren als er niets mee gebeurt. Met toestemming van de kandidaat voor de talentpool bewaren we de gegevens ten hoogste 12 maanden.

Bij het wissen verdwijnen ook de bestanden, berichten en antwoorden die bij de sollicitatie horen.

7. Download de overeenkomst

De ondertekenbare versie (PDF) staat in de app onder Instellingen, Beveiliging.